IVR (Interactive Voice Response) to system zapowiedzi głosowych. Technologia ta umożliwia dodanie automatycznego menu głosowego, który umożliwia dzwoniącemu wybranie jednej z cyfr w trakcie rozmowy. Po wybraniu przez klienta danej cyfry, system kieruje połączenie, do konkretnego działu, osoby lub grupy konsultantów w Twojej firmie.
​
​1. W celu konfiguracji usługi Wirtualnej Centralki zamów numer Wirtualny CallPage. Sprawdź w jaki sposób możesz zamówić numer Wirtualny CallPage:
​Jak zamówić Numer Wirtualny CallPage?

​2. Jeżeli masz już numer lub numery wirtualne, przypisz je do konkretnych doradców. Aby to zrobić, przejdź do zakładki Zespół. Obok każdego z doradców znajduje się ikonka długopisu. Kliknij w nią, aby edytować ustawienia poszczególnych doradców:
​

Następnie kliknij zakładkę Przydział -> + Numery wirtualne. Wybierz numer wirtualny, który chcesz przypisać do edytowanego doradcy. Czynność tę powtarzamy dla wszystkich doradców, których chcemy dodać.
​

Pamiętaj, że do doradcy możesz przypisać więcej niż jeden numer wirtualny.
​
Numery wirtualne zostały przypisane do doradców:
​

Kolejnym krokiem przy konfiguracji systemu IVR CallPage jest utworzenie grup doradców. Załóżmy, że chcemy utworzyć 4 działy:
​
Dział Sprzedaży: Anna
Dział Supportu: Piotr i Paweł
Dział Reklamacji: Monika
Dział Obsługi Klienta: Anna i Monika
​
Aby utworzyć grupy z powyższymi nazwami oraz przypisać do nich odpowiednich doradców, przejdź do zakładki Zespół -> Grupy -> + Dodaj grupę:
​

Wpisz nazwę działu oraz przypisz do niego doradcę. Czynność tę powtórz dla wszystkich działów:

Po utworzeniu działów oraz przypisaniu do nich doradców, konfiguracja powinna wyglądać następująco:
​

Przejdź do zakładki Numery Wirtualne i kliknij edycję numeru wirtualnego, który został przypisany do doradców. Na ten numer będą realizowane połączenia na Twoją Centralkę CallPage. W naszym przypadku będzie to numer #1074 +48538116097 (Numer IVR):
​

Wybierz zakładkę IVR, a następnie "Stwórz ścieżkę IVR" poprzez kliknięcie przycisku "+Dodaj nowe":
​

Dodaj plik z wiadomością głosową dla swojego IVR. Upewnij się, że zawartość nagrania jest zgodna ze skonfigurowanymi ścieżkami połączeń. Dane techniczne dotyczące pliku:
​
​format pliku: .wav lub .mp3
​długość nagrania: nie dłuższy niż 30 sekund
​wielkość nagrania: do 10 MB

Prześlij plik i zapisz zmiany:
​

W następnym kroku skonfiguruj, do kogo domyślnie będą kierowane połączenia, jeżeli klient nie wybierze żadnej cyfry po wysłuchaniu nagrania powitalnego:
​

Połączenie po naciśnięciu danej cyfry, może zostać skierowane do doradcy lub do grupy doradców. Kliknij ikonkę plusa przy danej cyfrze, a następnie wybierz danego doradcę lub grupę:

Jeśli chcesz skierować połączenie do doradcy, wybierz jednego z nich z listy:

Jeśli chcesz skierować połączenie do grupy doradców, wybierz grupę z listy:
​

Możesz dodać drugi, trzeci lub nawet czwarty poziom IVR. W tym celu naciśnij ikonkę plusa przy wybranej cyfrze, a następnie kliknij przycisk "Klawisz".
​
​Pamiętaj, aby dodać prawidłowe nagranie dla kolejnych poziomów IVR:

Podobnie jak w pierwszym poziomie IVR, również w kolejnych możesz przypisać doradców lub grupy doradców do określonej cyfry:

Jeżeli dokonałeś już potrzebnych konfiguracji poszczególnych ścieżek IVR, uruchom IVR:
​

​Zapoznaj się z dodatkowymi opcjami IVR, które sprawią, że Twoja Centralka CallPage będzie jeszcze bardziej przyjazna dla Twoich klientów:
​
​
​Kolejkowanie połączeń i połączenia bez kolejki
​
​Dzięki kolejkowaniu połączeń klient nie zostanie rozłączony, nawet jeśli wszyscy doradcy będą zajęci. Dodatkową funkcjonalnością uzupełniającą kolejkowanie jest możliwość zamówienia połączenia bez kolejki. Kiedy ta opcja jest włączona klient ma możliwość zamówienia połączenia, które zostanie wykonane gdy jeden z doradców będzie dostępny.
​
​
Aby skorzystać z opcji kolejkowania połączeń lub połączeń bez kolejki przejdź do zakładki Numery Wirtualne -> edytuj ustawienia numeru wirtualnego, który wybrałeś do konfiguracji Twojego systemu IVR. Następnie przejdź do zakładki "Kolejkowanie Połączeń":
​

Kolejkowanie: W przypadku gdy wszyscy Twoi doradcy będą zajęci, klient oczekujący na rozmowę usłyszy komunikat głosowy: "Wszyscy nasi doradcy są zajęci. Aby uzyskać połączenie, pozostań na linii".
​

Połączenia bez kolejki: Funkcjonalność ta jest uzupełnieniem kolejkowania. Kiedy opcja jest włączona, klient otrzyma następującą wiadomość głosową: ,,Pozostań na linii, aby uzyskać połączenie lub wciśnij 0 i zamów połączenie w ciągu 24 h." Po wybraniu przez klienta cyfry 0, połączenie zostanie zakończone. System automatycznie oddzwoni do tej osoby, gdy jeden z Twoich doradców będzie dostępny.
​

Tryb zajęte: Dodatkowym, pomocnym trybem jest opcja "Tryb zajęte". Gdy tryb jest aktywny, system wykrywa, że połączenie jest realizowane przez CallPage i nie kieruje kolejnych rozmów do tego doradcy (do doradcy, który prowadzi już rozmowę przez CallPage). Gdy na danym numerze utworzyłeś system IVR CallPage, zalecamy wyłączenie tej opcji.
​

Pamiętaj, że dla każdej opcji głosowej możesz dodać swoje własne nagrania:

​
​Skonfiguruj wiadomość SMS, którą otrzyma Twój klient po zakończonej rozmowie z Twoim doradcą.
​
Aby skonfigurować powiadomienia SMS dla klientów, którzy odbyli rozmowę za pomocą Twojego sytemu IVR CallPage, przejdź do zakładki Numery Wirtualne -> edytuj ustawienia numeru wirtualnego, który wybrałeś do konfiguracji Twojego systemu IVR. Następnie przejdź do zakładki "Połączenia" -> Ustawienia SMS.

​

Włącz, a następnie dodaj Branding SMS, czyli nazwę Twojej firmy jako nadawcę wiadomości. Pamiętaj, że Branding SMS musi być nazwą firmy. Nazwy pospolite czy ciągi cyfr nie będą akceptowane. Możesz dodać maksymalnie do 11, dozwolonych znaków. Weryfikacja Twojego Branding SMS zajmie nam do 24 godzin. Weryfikację przeprowadzamy tylko w dni robocze od poniedziałku do piątku.

​

Edytuj wiadomość podsumowującą (dla klienta), którą otrzyma w formie wiadomości SMS po rozmowie z Twoim doradcą. Treść wiadomości SMS możesz dowolnie edytować.

​

Poniższe dane są implementowane automatycznie:

Zdecyduj z jakich krajów mogą kontaktować się Twoi klienci za pomocą Twojego systemu IVR.
​
Aby wybrać poszczególne, przejdź do zakładki Połączenia -> Number Permissions. Zmiany zatwierdź przyciskiem "Zapisz":
​
​

W przypadku pytań prosimy o kontakt z naszym działem wsparcia technicznego:
​support@callpage.io