Przed rozpoczęciem
Przed skonfigurowaniem funkcji umawiania spotkań w AI Voice Agencie należy najpierw utworzyć konfigurację Meetings.
Instrukcję tworzenia i konfiguracji Meetings znajdziesz tutaj:
Konfiguracja Meeting Scheduling w AI Voice Agencie
Po utworzeniu konfiguracji Meetings możesz połączyć ją z AI Voice Agentem.
Przejdź do sekcji AI Voice Agent.
Otwórz konfigurację wybranego agenta.
Przejdź do ustawień odpowiedzialnych za umawianie spotkań.
Włącz funkcję Meeting Scheduling.
Z listy wybierz odpowiednią konfigurację Meetings, która została wcześniej utworzona.
Wybrana konfiguracja Meetings będzie odpowiadała za dostępność terminów, synchronizację z kalendarzem oraz dane zbierane podczas procesu rezerwacji.
Jak działa proces umawiania spotkania?
Podczas rozmowy AI Voice Agent:
Sprawdza dostępne terminy w wybranej konfiguracji Meetings.
Proponuje rozmówcy dostępne daty i godziny.
Zbiera wymagane informacje.
Tworzy spotkanie w kalendarzu.
Przekazuje potwierdzenie rezerwacji.
Po zakończeniu procesu spotkanie zostanie zapisane zgodnie z konfiguracją wybranego Meetings.
Pytania zadawane podczas rezerwacji
AI Voice Agent automatycznie zada wszystkie pytania skonfigurowane wcześniej w formularzu Meetings.
Oznacza to, że każde pole dodane do formularza zostanie zebrane podczas rozmowy telefonicznej i zapisane razem z rezerwacją spotkania.
Dzięki temu osoba prowadząca spotkanie otrzymuje komplet informacji jeszcze przed rozpoczęciem rozmowy.
Rekomendacja dotycząca numeru telefonu
Zalecamy usunięcie pola Numer telefonu z formularza Meetings.
AI Voice Agent zna numer osoby dzwoniącej i nie ma potrzeby ponownego proszenia rozmówcy o podanie tej samej informacji. Usunięcie tego pola pozwala skrócić rozmowę i poprawić doświadczenie użytkownika.
Umawianie spotkań do różnych kalendarzy
AI Voice Agent może kierować spotkania do różnych kalendarzy w zależności od odpowiedzi udzielonych przez rozmówcę.
Pozwala to tworzyć bardziej zaawansowane scenariusze, takie jak:
kierowanie leadów do różnych zespołów sprzedażowych,
przypisywanie spotkań do konkretnych konsultantów,
obsługa wielu lokalizacji,
rozdzielanie spotkań według języka lub rodzaju zgłoszenia.
W takich przypadkach należy wcześniej przygotować odpowiednie konfiguracje Meetings i wykorzystać je w logice rozmowy AI Voice Agenta.
Przykład:
Klient zainteresowany produktem A → spotkanie trafia do kalendarza zespołu A.
Klient zainteresowany produktem B → spotkanie trafia do kalendarza zespołu B.
Klient wymagający wsparcia technicznego → spotkanie trafia do kalendarza działu wsparcia.
Dzięki temu każda rezerwacja automatycznie trafia do odpowiedniej osoby lub zespołu bez konieczności ręcznego przekierowywania zgłoszeń.